Regulamin usługi KSeFera

Usługę KSeFera świadczy SenSys Marcin Senderowski, ul. Cypriana Kamila Norwida 3, 06-500 Mława, NIP: 5691755062, REGON: 544860187 („Operator”, „SenSys”).

Kontakt: kontakt@sensys.pl. Adres do doręczeń elektronicznych: AE:PL-97641-85737-BICGY-18. Regulamin jest bezpłatnie dostępny przed zawarciem umowy pod adresem ksefera.pl/terms w formie umożliwiającej wyświetlenie, wydruk i zapisanie do PDF.

• Usługa lub KSeFera — aplikacja SaaS dostępna pod adresem ksefera.pl, obejmująca funkcje wskazane w Regulaminie i aktualnym planie.
• Klient — przedsiębiorca lub inny podmiot posiadający NIP, który zawiera umowę i zakłada konto firmowe.
• Administrator firmy — użytkownik uprawniony przez Klienta do zarządzania organizacją, firmami, NIP-ami, planem, płatnościami i dostępem innych użytkowników.
• Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z konta w imieniu Klienta.
• KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez właściwe organy administracji skarbowej.
• Treść Klienta — dane i dokumenty wprowadzone przez użytkowników, pobrane z KSeF lub wygenerowane w ramach konta firmowego, w tym faktury i ustawienia.
• Okres rozliczeniowy — miesięczny okres subskrypcji płatnego planu, liczony zgodnie z informacją wyświetloną w procesie płatności.

KSeFera umożliwia — zależnie od wybranego planu — utworzenie konta firmowego, przypisanie użytkowników i ról, połączenie firmy z KSeF, ręczną lub automatyczną synchronizację faktur, podgląd i pobieranie XML oraz PDF, obsługę statusów płatności i wyjątków, przekazywanie dokumentów do księgowości, prowadzenie roboczego rejestru VAT i danych JPK oraz przygotowanie lub wysyłanie faktur sprzedażowych.

Szczegółowy zakres funkcji, limity i ceny są prezentowane na stronie produktu oraz w panelu firmy. Funkcje oznaczone jako robocze, pomocnicze lub wersja robocza wymagają weryfikacji przez Klienta przed użyciem do rozliczeń, deklaracji lub decyzji biznesowych.

Do korzystania z Usługi potrzebne są:

• urządzenie z aktualnym systemem operacyjnym i dostępem do internetu;
• aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript, TLS, cookies i local storage; zalecane są aktualne wersje Chrome, Edge, Firefox lub Safari;
• aktywny adres e-mail i możliwość odbierania wiadomości aktywacyjnych;
• do integracji z KSeF — ważne uprawnienia oraz obsługiwany certyfikat uwierzytelniający KSeF wraz z odpowiadającym mu kluczem prywatnym.

Korzystanie z usług online wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak przejęcie hasła, phishing, złośliwe oprogramowanie, nieuprawniony dostęp do urządzenia, błędna konfiguracja uprawnień lub ujawnienie klucza. Użytkownik powinien stosować aktualne oprogramowanie, unikalne hasło i chronić urządzenia oraz dane dostępowe.

Umowa zostaje zawarta, gdy osoba uprawniona wypełni formularz rejestracji, zaakceptuje Regulamin, potwierdzi zapoznanie się z Polityką prywatności i skutecznie utworzy konto. Osoba rejestrująca oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu wskazanego Klienta.

Klient powinien podawać dane prawdziwe i aktualne. Operator może poprosić o potwierdzenie umocowania, NIP-u, danych firmy lub prawa do zarządzania wskazaną organizacją. Do czasu wyjaśnienia wątpliwości dostęp do wybranych funkcji może zostać ograniczony.

Umowa dotycząca planu Free jest zawierana na czas nieokreślony. Płatna subskrypcja jest zawierana na kolejne Okresy rozliczeniowe i odnawia się do czasu jej anulowania.

Pierwszy NIP w organizacji uruchamia jednorazowy, 7-dniowy trial funkcji planu Automat bez obowiązku podawania karty. Po zakończeniu trialu konto przechodzi do planu Free, jeżeli Administrator firmy sam nie wybierze płatnego planu. Trial nie odnawia się i nie powoduje automatycznego naliczenia opłaty.

Dodatkowy NIP w planie Obieg lub Automat kosztuje 39 zł netto miesięcznie, o ile interfejs nie wskazuje innej ceny przed zamówieniem. Limity odnawiają się na początku właściwego miesiąca lub Okresu rozliczeniowego. Po osiągnięciu limitu część nowych operacji może być wstrzymana do odnowienia limitu lub zmiany planu; istniejące dokumenty pozostają dostępne zgodnie z funkcjami planu.

• Ceny prezentowane dla firm są cenami netto; zostanie doliczony podatek VAT według właściwych przepisów.
• Płatności cykliczne obsługuje Stripe. Podczas płatności mogą obowiązywać również warunki i polityka prywatności Stripe.
• Opłata jest pobierana z góry za Okres rozliczeniowy. Administrator firmy może zarządzać metodą płatności, fakturami i anulowaniem w portalu rozliczeniowym.
• Podwyższenie planu lub dodanie NIP-u może zostać rozliczone proporcjonalnie za pozostałą część okresu. Obniżenie planu lub przejście na Free co do zasady działa od końca opłaconego okresu.
• W przypadku nieudanej płatności Operator może ponowić próbę, wyznaczyć okres na zapłatę, ograniczyć funkcje do odczytu albo po uprzedzeniu zawiesić płatne funkcje.

Zmiana cennika nie działa wstecz i nie zmienia ceny już rozpoczętego, opłaconego okresu. O zmianie ceny odnowienia poinformujemy z wyprzedzeniem umożliwiającym anulowanie subskrypcji.

Administrator firmy zarządza użytkownikami i odpowiada za nadanie im uprawnień zgodnych z zakresem obowiązków. Klient powinien niezwłocznie odbierać dostęp osobom, które utraciły upoważnienie, oraz okresowo weryfikować role.

• Jedno konto może być używane wyłącznie przez jedną osobę.
• Użytkownik nie może ujawniać hasła, sesji, tokenów ani kluczy API.
• Podejrzenie przejęcia konta, nieuprawnionego dostępu lub naruszenia należy niezwłocznie zgłosić na kontakt@sensys.pl.
• Operator może czasowo wymusić zmianę hasła, zakończyć sesje lub zablokować dostęp w celu ograniczenia incydentu.

Klient zleca KSeFerze wykonywanie operacji w KSeF wyłącznie w zakresie posiadanych uprawnień. Klient odpowiada za prawidłowość NIP-u, wybór środowiska, ważność certyfikatu i umocowanie osób konfigurujących integrację.

Klucz prywatny i certyfikat są wykorzystywane do uwierzytelnienia operacji zleconych przez Klienta. Nie wolno przesyłać ich przez formularz wsparcia ani zwykły e-mail. W przypadku podejrzenia ujawnienia Klient powinien natychmiast unieważnić certyfikat w KSeF, usunąć go z KSeFery i poinformować Operatora.

Działanie integracji zależy od dostępności, dokumentacji i ograniczeń API KSeF. Operator nie odpowiada za przerwy, odrzucenia, opóźnienia lub zmiany po stronie systemów Ministerstwa Finansów, ale podejmie rozsądne działania w celu diagnostyki i ponowienia operacji, gdy jest to bezpieczne.

Klient i Użytkownik nie mogą:

• dostarczać treści bezprawnych ani naruszających prawa osób trzecich;
• uzyskiwać dostępu do danych, firm lub kont bez upoważnienia;
• omijać limitów, zabezpieczeń, kontroli dostępu lub mechanizmów płatności ani testować podatności bez wcześniejszej pisemnej zgody Operatora;
• zakłócać działania Usługi, wprowadzać złośliwego kodu, wykonywać nadmiernych automatycznych zapytań ani używać Usługi do oszustwa;
• kopiować, odsprzedawać, dekompilować lub udostępniać Usługi osobom trzecim poza zakresem dozwolonym przez prawo i wybrany plan.

Klient zachowuje prawa do Treści Klienta. Udziela Operatorowi niewyłącznego upoważnienia do ich technicznego przetwarzania wyłącznie w celu świadczenia, zabezpieczenia i wsparcia Usługi.

KSeFera nie zastępuje ustawowego systemu KSeF ani obowiązków archiwizacyjnych i rachunkowych Klienta. Klient powinien weryfikować kompletność synchronizacji i utrzymywać wymagane prawem kopie lub eksporty. Dostępne formaty eksportu zależą od funkcji planu.

Operator utrzymuje Usługę z zawodową starannością, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego działania. Przerwy mogą wynikać z konserwacji, aktualizacji, awarii, ataku, działania dostawców lub KSeF. Planowane prace o istotnym wpływie będą w miarę możliwości komunikowane z wyprzedzeniem.

Operator może wprowadzać aktualizacje bezpieczeństwa, zgodności z KSeF, poprawki błędów i usprawnienia. Funkcje nieistotne dla głównego celu Usługi mogą się zmieniać, o ile nie pozbawia to Klienta opłaconego świadczenia bez odpowiedniego środka zaradczego.

Wsparcie jest dostępne przez formularze w KSeFerze i pod adresem kontakt@sensys.pl w dni robocze. Czas odpowiedzi zależy od wagi i złożoności zgłoszenia.

Klient odpowiada za zgodność danych i poleceń z prawem, poprawność konfiguracji, posiadanie uprawnień do KSeF, decyzje księgowe i podatkowe oraz weryfikację roboczych zestawień. KSeFera nie świadczy doradztwa podatkowego, księgowego ani prawnego.

W relacji z Klientem będącym przedsiębiorcą Operator odpowiada za rzeczywistą szkodę wynikającą z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, z wyłączeniem utraconych korzyści, do łącznej wysokości opłat netto zapłaconych za trzy ostatnie miesiące przed zdarzeniem. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie, rażącego niedbalstwa, naruszenia poufności lub ochrony danych w zakresie, w którym odpowiedzialności nie można ograniczyć przepisami bezwzględnie obowiązującymi.

Operator nie odpowiada za skutki nieprawidłowych danych lub poleceń Klienta, udostępnienia konta, certyfikatu lub klucza przez Użytkownika, awarii urządzeń Klienta ani działania niezależnych systemów KSeF, banków, poczty i sieci telekomunikacyjnych.

Klient może w każdej chwili anulować płatną subskrypcję w panelu rozliczeniowym. Jeżeli interfejs nie udostępnia właściwej opcji, dyspozycję można wysłać na kontakt@sensys.pl. Dostęp do opłaconego planu trwa do końca bieżącego Okresu rozliczeniowego, po czym konto przechodzi do planu Free, o ile Klient nie zażąda usunięcia konta.

Klient może rozwiązać umowę planu Free i zażądać zamknięcia konta w dowolnym momencie. Przed zamknięciem powinien wykonać potrzebny eksport.

Operator może zawiesić dostęp niezwłocznie w razie zagrożenia bezpieczeństwa, bezprawnego użycia, braku uprawnień do danych lub KSeF albo zaległości płatniczej. W pozostałych przypadkach istotnego naruszenia Regulaminu Operator wezwie do usunięcia naruszenia w odpowiednim terminie, a po jego bezskutecznym upływie może rozwiązać umowę.

Reklamację można wysłać na kontakt@sensys.pl lub przez formularz wsparcia. Powinna zawierać dane firmy i użytkownika, NIP, opis problemu, środowisko, datę i godzinę zdarzenia oraz oczekiwany sposób rozwiązania. Nie należy dołączać klucza prywatnego, certyfikatu ani hasła.

Operator potwierdzi otrzymanie reklamacji i udzieli odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu 14 dni. Jeżeli sprawa wymaga dodatkowej diagnostyki, poinformuje o przyczynie i przewidywanym terminie odpowiedzi. Odpowiedź zostanie wysłana na adres e-mail przypisany do zgłoszenia.

Usługa jest przeznaczona do zastosowań firmowych. Jeżeli jednak Klientowi przysługują bezwzględnie obowiązujące prawa konsumenta albo osoby fizycznej prowadzącej działalność, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego, postanowienia Regulaminu nie ograniczają tych praw.

Taka osoba może w szczególności korzystać z praw dotyczących zgodności usługi cyfrowej z umową oraz — gdy przepisy mają zastosowanie — odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni. Oświadczenie może wysłać na kontakt@sensys.pl. Ustawowe wyjątki i skutki odstąpienia stosuje się zgodnie z ustawą o prawach konsumenta.

Niniejsza sekcja stanowi umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 RODO pomiędzy Klientem jako administratorem a SenSys jako podmiotem przetwarzającym w odniesieniu do danych zawartych w Treści Klienta.

• Przedmiot, czas i cel: hosting, synchronizacja z KSeF, wyświetlanie, porządkowanie, eksport, generowanie PDF, obsługa płatności faktur, przekazywanie do księgowości i wsparcie — przez czas obowiązywania umowy i bezpiecznego usunięcia kopii.
• Osoby i dane: kontrahenci, ich przedstawiciele, pracownicy i inne osoby wskazane w dokumentach; dane identyfikacyjne, kontaktowe, adresowe, podatkowe, zawodowe, transakcyjne, bankowe i treść dokumentów. Klient nie powinien przekazywać szczególnych kategorii danych, jeżeli nie jest to niezbędne i zgodne z prawem.
• SenSys przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta zawarte w umowie, konfiguracji lub działaniu uprawnionego Użytkownika, chyba że prawo nakazuje inaczej.
• Osoby dopuszczone do danych są zobowiązane do poufności, a SenSys stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka.
• Klient udziela ogólnej zgody na podprocesorów niezbędnych do Usługi. Aktualne główne kategorie i dostawcy są wskazani w Polityce prywatności. O istotnym nowym podprocesorze SenSys poinformuje z wyprzedzeniem, umożliwiając uzasadniony sprzeciw.
• SenSys, w miarę możliwości i z uwzględnieniem charakteru przetwarzania, pomaga w realizacji praw osób, bezpieczeństwie, zgłaszaniu naruszeń, ocenie skutków i konsultacjach z organem nadzorczym.
• Po zakończeniu umowy SenSys — według zgodnego z prawem wyboru Klienta — usuwa albo zwraca dane i usuwa kopie, z wyjątkiem danych wymaganych prawem i czasowo pozostających w zabezpieczonych kopiach zapasowych.
• SenSys udostępnia informacje potrzebne do wykazania zgodności i umożliwia audyt w uzgodnionym zakresie, z poszanowaniem bezpieczeństwa innych klientów, tajemnicy przedsiębiorstwa i rozsądnych kosztów.
• Klient odpowiada za legalność poleceń, obowiązki informacyjne, podstawy prawne i zakres danych. SenSys poinformuje Klienta, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO.

O istotnej zmianie Regulaminu Operator poinformuje w Usłudze lub e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, chyba że wcześniejsza zmiana jest konieczna z powodu prawa, bezpieczeństwa lub wymagań KSeF. Klient może przed datą wejścia zmiany rozwiązać umowę. Jeżeli prawo wymaga odrębnej akceptacji, Operator o nią poprosi.

Do umowy stosuje się prawo polskie. Spory z przedsiębiorcą będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Wobec konsumentów i przedsiębiorców korzystających z ochrony konsumenckiej właściwość sądu wynika z przepisów prawa.

Jeżeli jedno z postanowień okaże się nieważne, pozostałe zachowują moc. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna pod adresem ksefera.pl/terms.