KSeF by MSystem
Zaloguj się

Instrukcja użytkownika

KSeF bez zgadywania.

Najważniejsze kroki od pierwszego logowania do codziennej obsługi faktur. Instrukcja dotyczy samodzielnego portalu oraz modułu KSeF wewnątrz MSystem.

Wiele firm
Kontrola dostępu
Pełna historia

1. Pierwsze logowanie

Konto administratora otrzymasz od obsługi lub administratora swojej firmy.

  1. 1Wejdź na stronę logowania KSeF i podaj adres e-mail oraz hasło tymczasowe.
  2. 2Przy pierwszym logowaniu ustaw własne hasło — minimum 8 znaków.
  3. 3W lewym dolnym rogu wybierz firmę, na której chcesz pracować.
  4. 4Jeśli nie widzisz firmy lub modułu, skontaktuj się z administratorem organizacji.

2. Połączenie z KSeF

Poświadczenia KSeF są obsługiwane po stronie serwera i nie trafiają do przeglądarki.

  1. 1Otwórz „Ustawienia KSeF” w menu modułu.
  2. 2Wskaż środowisko i uzupełnij wymagane dane firmy.
  3. 3Wgraj certyfikat lub skonfiguruj token zgodnie z polityką swojej organizacji.
  4. 4Uruchom test połączenia. Zielony status oznacza gotowość do synchronizacji.

3. Skrzynka faktur

Skrzynka pokazuje faktury odebrane z KSeF, które czekają na dalszą obsługę.

  1. 1Użyj filtrów, aby znaleźć fakturę po numerze, kontrahencie, dacie lub kwocie.
  2. 2Otwórz szczegóły dokumentu i sprawdź dane, pliki oraz historię operacji.
  3. 3Oznacz wyjątek, jeśli faktura jest duplikatem, zawiera błąd lub wymaga wyjaśnienia.
  4. 4Po weryfikacji przekaż dokument do księgowości albo oznacz odpowiedni status płatności.

4. Wystawienie faktury

Faktura sprzedażowa najpierw powstaje jako bezpieczny draft.

  1. 1Wybierz „Wystaw fakturę” i uzupełnij nabywcę, daty, płatność oraz pozycje.
  2. 2Zapisz draft, a następnie uruchom walidację zgodności.
  3. 3Usuń wskazane błędy i ponownie zweryfikuj dokument.
  4. 4Wyślij do KSeF dopiero po ostatecznej kontroli. Status zobaczysz w widoku „Sprzedażowe”.

5. Użytkownicy i role

Administrator firmy zarządza dostępem zespołu z poziomu osobnej zakładki.

  1. 1Otwórz ikonę ustawień w prawym górnym rogu i przejdź do użytkowników.
  2. 2Dodaj osobę, podając imię, e-mail, rolę i poziom dostępu do KSeF.
  3. 3„Tylko odczyt” pozwala przeglądać dane. „Odczyt i praca” umożliwia wykonywanie operacji.
  4. 4Hasło tymczasowe przekaż bezpiecznym kanałem. Nie wysyłaj loginu i hasła w jednej wiadomości.

Dobre praktyki bezpieczeństwa

  • • Nie udostępniaj swojego konta innej osobie — utwórz dla niej osobny dostęp.
  • • Uprawnienie „write” nadawaj tylko osobom wykonującym operacje.
  • • Certyfikatów, tokenów i kluczy KSeF nie przesyłaj zwykłą pocztą.
  • • Po odejściu pracownika natychmiast odbierz dostęp do organizacji.
  • • Każdą nietypową fakturę oznacz jako wyjątek przed dalszym przetwarzaniem.

Potrzebujesz pomocy?

Do zgłoszenia dołącz nazwę firmy, numer faktury lub czas wystąpienia problemu. Nie wysyłaj certyfikatów ani haseł.

Napisz do wsparcia

Wersja instrukcji: 31.07.2026. KSeF by MSystem nie jest oficjalnym serwisem Ministerstwa Finansów.